الزامی نیست که دعوتنامه به شکل خاصی نوشته شود و می توان آن را به صورت یک نامه عادی نوشت، اما مهم است که حاوی تمام اطلاعات لازم باشد. در بخشهای بعدی با این موضوع بیشتر آشنا خواهید شد.

مهم: نامه دعوت برای بازدید و یا ویزای تجاری باید حاوی سربرگ رسمی شرکت، مهر شرکت و امضای مدیر عامل باشد.

میزبان دعوت نامه را می نویسد و میفرستد. بنابراین اگر می خواهید اقوام، آشنایان یا شرکای تجاری خود را دعوت کنید، از ادارات مربوط درخواست دعوت نامه کنید و سپس برای شخص دعوت شده ارسال کنید. شخص دعوت شده هنگام درخواست ویزا، دعوت نامه را به سفارت آلمان ارائه می دهد.